Utbildningsnämnden antar nya regler för AI-data

Utbildningsnämnden i Karlshamns kommun beslutade den 22 september 2026 att anta en reviderad gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse. Den nya planen innehåller särskilda regler för hur data i integrerade AI‑verktyg ska hanteras och rensas.

Beslut

Utbildningsnämnden antog en reviderad gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse. Den tidigare planen från 2023 har uppdaterats för att anpassas till att kommunen börjar använda generativa AI‑verktyg i verksamheterna.

Bakgrund

Syftet med gallringsplanen är att ge tydliga regler för hur vardaglig, kortlivad information som saknar betydelse för ärendehandläggning eller allmänhetens insyn får gallras. Handlingar som inte bedöms som "liten och kortvarig" ska även fortsättningsvis hanteras enligt den ordinarie dokumenthanteringsplanen.

I den reviderade planen har avsnitt 6 fått rubriken "Digitala arbetsverktyg" och utökats med regler för integrerade AI‑tjänster som till exempel Copilot eller liknande. Prompter, instruktioner och frågor som ställs i AI‑verktygens chattar ska gallras när de inte längre behövs. Varje användare får ansvar för att ta bort sådan information.

Hur AI-data ska gallras

En central inställning i systemen ska säkerställa att prompter och chattar oavsett rensas efter 18 månader. Samma 18‑månadersregel gäller som säkerhetsventil för underliggande chatt‑ och stödinformation även när materialet har lett till framtagna handlingar.

Material som genereras av AI‑verktygen, såsom texter, bilder, video eller ljud, omfattas också av den reviderade planen. När sådant material används som handlingar ska det följas av den beslutade dokumenthanteringsplanen. Däremot ska tillhörande chattar och annan stödinformation klassas som kortvarig och gallras enligt de nya reglerna.

Konsekvenser

Beslutet innebär att kommunen formellt tar höjd för hur användningen av AI‑stöd påverkar offentlighetsprincipen och arkivhanteringen. Samtidigt begränsas mängden digital information som inte behöver sparas långsiktigt.

Tidsplan och nästa steg

Den reviderade gallringsplanen gäller från och med utbildningsnämndens beslut den 22 september 2026. Reglerna omfattar användning av integrerade AI‑verktyg i de verksamheter som lyder under nämnden.

Utbildningsnämnden, 22 september 2026.